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办事指南

教职工因公临时出国(境)办事流程和须知

发布时间:2019-12-18

因公出国、赴港澳   

    一、在线填写《申请表》、《备案表》,上传邀请函,等候审核

    进入浙江大学校务服务网http://xwfw.zju.edu.cn),登陆统一身份认证,找到“Z0095:教职工因公临时出国(境)任务审批”,点击“我要申请”,在线填写《浙江大学因公临时出国或赴港澳申请表》(以下简称《申请表》)、《因公临时出国人员备案表》或《因公临时赴港澳人员备案表》(以下简称《备案表》),上传邀请函、填写出访事前公示信息等相关申请资料,提交后等候国合处初审(5个工作日时间)、出访单位、学校相关部门审核及国合处终审(如申请临时赴台,请通过“Z1778:教职工因公临时赴台审批”申请)。审核结果将由系统通过短信与邮件通知申请人。

    注:《备案表》须详实填写,包括出访人员的工作单位和职务(职称)、家庭成员情况、出访任务等信息。《备案表》与《申请表》上填写的出访日期和停留天数需保持一致。非担任中层以上领导的外籍及港澳台人员无需填写《备案表》。

    二、 打印《申请表》、《备案表》

    申请人接到国合处终审通过的短信与邮件通知后,重新登录系统,进入“网上办事”->“我的待办”,点击“XXX_教职工因公临时出国(境)任务审批”,打开申请流程,点击屏幕右上方的“打印并提交”按钮。在线打印经所在单位及学校相关部门党政负责人审核的《申请表》和《备案表》。

    三、递交材料至行政服务办事大厅国合处窗口办理出访任务批件

1. 经学校审核后打印的《申请表》1份(无需单位签字盖章);

2. 经学校审核后打印的《备案表》1份(无需单位签字盖章);

3. 邀请函复印件一式两份,若办理赴日本因公护照签证手续,需提交日方提供的“招聘理由书、滞在预定表”等材料;

4. 身份证复印件1份(正反两面,办理因公护照或赴港澳通行证照出访审核手续需要);

5. 小二寸白底证件照一张(办理因公证照审核手续需要,新办因公港澳通行证需白底照片二张。);

6. 如出访费用由外单位(第三方)支付,请附经费资助证明;

7. 赴香港一个月以上时间、赴港工作或由邀请单位支付酬金的人员,需递交由邀请方提供的《输入内地人才计划》表及赴港工作同意书(赴香港访问连续30天以上,不办理因公通行证手续);

8. 若浙大夫妻二人同团出访,需提供由双方所在(院级)单位盖章确认的夫妻同团出访说明;

9. 派遣证明纸质版一份(根据签证办理需求,出访人自行在国合处网站下载相应模板填写http://www.ir.zju.edu.cn/2015/0504/c143a6244/page.psp。同时携带电子稿,以备修改用。)

注:

1. 派遣证明上注明需要学校承担境外医疗保险费用,需事先购买保险,凭纸质或电子版保单办理校章用印手续,未事先购买境外医疗保险,需填写《境外安全责任自负承诺书》并递交国合处窗口。(根据到访国签证要求,必须购买保险的情况除外)

2. 若临时调整的出访天数、出访行程等情况与任务批件批准的内容有不符,请出访人务必在第一时间向国合处报备或提出申请。因公临时出访人员必须严格按照审批结果执行出访任务,如有违规情况,学校将视情节轻重给予相应处理或处分。不经学校同意,严禁持因私证照执行因公出访任务。

    四、凭任务批件赴省外办办理因公证照审核及出访手续

1. 凭任务批件、学校介绍信等国合处提供的证明和邀请函等申请材料在省外办的两个办理点中选择一个办理因公证照审核及出访手续

1)浙江省对外交流服务中心浙大办事处:

紫金港校区纳米楼办事大厅122室,电话:88206183,88206359

2)浙江省外事办证中心(对外交流服务中心):

石函路1号(北山路和保俶路路口)电话:87054901

注:新办因公护照需本人持身份证原件在以上办理点完成影像、指纹、签名等信息采集。根据省外办规定,因公护照有效期不足一年的,因公港澳通行证有效期不足六个月的,原则上要求新办证照。

2. 教职工(外籍教师等特殊身份人员除外)必须持因公证照办理因公出国(境)手续。无论是否已有因公证照,即便因公护照上含有效前往国签证或赴免签国家,均需办理任务批件并赴省外办办理因公证照审核手续。审核通过后(需5个工作日),再向省外办递交出国签证申请材料,或领取出境证明(赴免签国家、办理落地签等情况需要)。

3. 各国因公签证要求和所需材料清单可登录浙江签证网查询,也可咨询校国合处和省外办。

4. 严禁同时持因公护照和因私护照出国(境)。

    五、回国(境)手续

1. 教职工回国(境)后7日内须将因公护照/通行证及时上交至办事大厅国合处窗口,由国合处负责收缴保管并严格查验出入境记录(上交前务必留存因公证照首页、签证/签注页及出入境记录页的复印件,以备学校财务报销使用);如购买境外保险的,请同时携带发票和保单递交国合处窗口审核盖章。

2. 回国(境)后根据收到的短信和邮件提醒,须于2周内登录校务服务网,找到“Z1775:教职工因公临时出国及赴港澳台回国(境)审核”,根据要求提交材料,经所在单位和国合处审核后方可办理财务报销手续。

 

因公临时赴台

  

    一、在线填写《申请表》,上传邀请函、《备案表》,等候审核

     进入浙江大学校务服务网http://xwfw.zju.edu.cn),登陆统一身份认证,找到“Z1778:教职工因公临时赴台审批”,点击“我要申请”,在线填写《浙江大学因公临时赴台申请表》(以下简称《申请表》),上传邀请函和台方提供的其他文件、《因公临时赴台人员备案表》(以下简称《备案表》),填写出访事前公示信息等相关申请资料,提交后等候国合处初审(5个工作日时间)、出访单位、学校相关部门审核及国合处终审。审核结果将由系统通过短信与邮件通知申请人。

     注:《赴台人员备案表》经国合处审核后报学校党委负责人审批,并加盖学校党委章。《备案表》须详实填写,包括出访人员的工作单位和职务(职称)、家庭成员情况、出访任务等信息。《备案表》与《申请表》上填写的出访日期和停留天数需保持一致。非担任中层以上领导的外籍及港澳台人员无需填写《备案表》。

    二、 打印《申请表》

     申请人接到终审通过的短信与邮件通知后,重新登录系统,进入“网上办事”->“我的待办”,点击“XXX_教职工因公临时赴台审批”,打开申请流程,点击屏幕右上方的“打印并提交”按钮。在线打印经所在单位及学校相关部门党政负责人审核的《申请表》。

    三、申请材料经学校审核,由国合处报请浙江省台湾事务办公室审批。

   1. 校内材料

  1)经学校审核的《因公临时赴台人员备案表》一式两份(由国合处审核打印,报学校党委负责人审批后加盖学校党委章。)

  2. 对方材料

   一般的访问、交流或合作研究

  1)对方单位邀请信(中文,需邀请人签名或邀请单位盖章)

  2)邀请单位的背景资料(可自行整理,不出现“中华民国”、“国立”、“民国XX年”、“National”等字样)

   3)在台湾每一天的行程安排(中文,需邀请方盖章)

   4)台湾出入境许可证(A4纸大小,由台方出具,一般委托台湾邀请方代为办理,越早办理越好;不允许办理因私事由的台湾出入境许可证执行因公出访任务!

赴台开会:

   1)对方单位邀请信 (中文,需邀请人签名或邀请单位盖章)

   2)邀请单位的背景资料(可自行整理,不出现“中华民国”、“国立”、“民国XX年”、“National”等字样)

   3)在台湾每一天的行程安排 (中文,需邀请方盖章)

   4)会议的详细议程 (中文,需邀请方盖章)

   5)所有被邀请与会的代表总名单(中文,需邀请方盖章)

   6)如出访人在会议上有论文发表,或主持、讲座、发言等情况,还需提供一份关于论文与发言内容的简要介绍(中文)

   7)台湾出入境许可证(A4纸大小,由台方出具,一般委托台湾邀请方代为办理,越早办理越好;不允许办理因私事由的台湾出入境许可证执行因公出访任务!

    四、领取批件并履行赴台行前教育程序

    赴台任务获上级部门审批同意后,国合处将通知出访人,携带在线打印经学校审核的《申请表》至行政办事大厅国合处窗口领取赴台任务批件,并履行赴台行前教育的相关程序。出访人需购买境外保险的,请同时携带发票和保单递交国合处审核盖章。

    五、凭赴台批件与台湾出入境许可证等材料,自行前往公安局出入境部门办理台湾通行证及因公签注 

杭州市公安局或各区分局的出入境接待大厅均可办理。

市公安局咨询电话:87280185, 87071973

注:公安局办理台湾通行证和因公签注需要10个工作日。因办理通行证时需上交赴台批件原件,请在办证之前将赴台批件复印留底以备报销使用。

    六、回境后的手续

  1.回境后根据收到的短信和邮件提醒,须于2周内登录校务服务网,找到“Z1775:教职工因公临时出国及赴港澳台回国(境)审核”,根据要求提交材料。经所在单位和国合处审核后方可办理财务报销手续。

  2. 凭邀请函、赴台批件、台湾出入境许可证、赴台通行证首页、因公签注页和出入境记录页的复印件等材料至计财处办理报销手续。如持因私签注或因私事由的台湾出入境许可证赴台执行因公出访任务,计财处一律不予办理核销手续。

 注:因公临时出访人员必须严格按照审批结果执行出访任务,如有违规情况,学校将视情节轻重给予相应处理或处分。因公赴台需在前一年向学校国合处上报赴台计划,一般为每年12月以院系或部门为单位上报下一年度的赴台计划,届时请关注国合处网站通知。 

浙大国合处咨询电话:88981261,88981875

 


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